5 Sai Lầm Thường Gặp Khi Tự Làm Chính Ngạch Không Qua Ủy Thác

Tự làm nhập khẩu chính ngạch có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình nhập hàng. Tuy nhiên, nếu chưa có kinh nghiệm, chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ hoặc quy trình cũng có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh chi phí ngoài dự kiến hoặc mất quyền hưởng ưu đãi thuế.

Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp lần đầu tự làm nhập khẩu chính ngạch thường gặp và cách hạn chế rủi ro trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam.

1. Áp sai mã HS Code dẫn đến sai thuế và sai chính sách nhập khẩu

Đây là sai lầm phổ biến và cũng là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp phải điều chỉnh hồ sơ sau khi hàng đã về cảng.

Mã HS không được xác định dựa trên tên sản phẩm mà còn phụ thuộc vào cấu tạo, công dụng, chất liệu và nhiều yếu tố kỹ thuật khác. Chỉ cần áp sai mã HS, doanh nghiệp có thể:

• Bị truy thu thuế và xử phạt do khai sai.
• Đóng thuế cao hơn thực tế.
• Áp dụng sai chính sách quản lý đối với hàng hóa.

Cách hạn chế: Xác định mã HS ngay từ khi chuẩn bị nhập hàng, dựa trên hồ sơ kỹ thuật và đặc điểm thực tế của sản phẩm thay vì chỉ tra cứu theo tên gọi.

Nếu chưa chắc mã HS của sản phẩm đã chính xác, hãy kiểm tra trước khi đặt hàng. Việc rà soát từ đầu luôn đơn giản và tiết kiệm hơn so với xử lý khi hàng đã cập cảng.

👉 Có thể bạn quan tâm: 

1. HS Code Là Gì? Cách Tra Mã HS Code Chính Xác Nhất
2. Bảng mã HS Code 20 mặt hàng nhập khẩu Trung Quốc phổ biến nhất
3. Khai Sai Mã HS Bị Phạt Bao Nhiêu? Các Mức Phạt Áp Dụng?

2. Thiếu hoặc khai sai C/O Form E nên không được hưởng ưu đãi thuế

Nhiều mặt hàng nhập khẩu từ Trung Quốc có thể được hưởng ưu đãi thuế theo Hiệp định ACFTA nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về xuất xứ.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp tình trạng:

• Không biết mặt hàng của mình có được cấp C/O Form E hay không.
• Hồ sơ xin C/O không đúng quy định.
• Thông tin trên C/O không khớp với Invoice hoặc Packing List.

Kết quả là doanh nghiệp phải nộp thuế theo mức thông thường, làm tăng đáng kể chi phí nhập khẩu.

Cách hạn chế: Kiểm tra khả năng áp dụng C/O và rà soát toàn bộ chứng từ trước khi hàng được xuất khỏi Trung Quốc.

👉 Có thể bạn quan tâm: C/O Form E là gì? Cách tối ưu thuế nhập khẩu 0% từ Trung Quốc

3. Chứng từ không thống nhất khiến hàng bị kiểm tra kéo dài

Hợp đồng, Invoice, Packing List, vận đơn và các chứng từ liên quan cần thống nhất tuyệt đối về tên hàng, số lượng, trọng lượng và thông tin doanh nghiệp.

Chỉ cần sai lệch một vài chi tiết, lô hàng có thể bị yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra thực tế, kéo theo:

• Chậm thông quan.
• Phí lưu kho, lưu bãi.
• Chậm tiến độ giao hàng cho khách.

Cách hạn chế: Kiểm tra toàn bộ chứng từ theo một danh mục thống nhất trước khi phát hành và gửi cho các bên liên quan.

Đừng chờ đến khi hàng cập cảng mới rà soát hồ sơ. Phần lớn các sai sót đều có thể phát hiện và xử lý ngay từ khi nhà cung cấp chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu.

Nếu bạn vẫn chưa chắc chắc mình đã chuẩn bị 

4. Chọn nhầm nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển thiếu kinh nghiệm

Giá rẻ luôn hấp dẫn, nhưng cũng là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro khi nhập khẩu lần đầu.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Nhà cung cấp không đủ năng lực sản xuất.
• Hàng giao không đúng cam kết.
• Đơn vị vận chuyển không có quy trình xử lý hàng chính ngạch rõ ràng.
• Phát sinh sự cố nhưng không có đầu mối chịu trách nhiệm.

Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ nhập hàng mà còn làm tăng chi phí xử lý và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

Cách hạn chế: Lựa chọn đối tác có thông tin pháp lý rõ ràng, quy trình minh bạch và kinh nghiệm xử lý các lô hàng chính ngạch.

5. Không tính đầy đủ tổng chi phí trước khi đặt hàng

Đây là sai lầm khiến nhiều doanh nghiệp tưởng rằng nhập khẩu rất có lợi nhưng khi hàng về mới phát hiện lợi nhuận bị giảm đáng kể.

Ngoài giá mua và cước vận chuyển, doanh nghiệp còn cần tính đến:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế VAT.
• Phí kiểm tra chuyên ngành (nếu có).
• Phí lưu kho, lưu bãi khi phát sinh.
• Chi phí xử lý hồ sơ hoặc điều chỉnh chứng từ.

Việc dự toán đầy đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động dòng tiền và đánh giá chính xác hiệu quả của từng lô hàng.

6. Làm thế nào để hạn chế những rủi ro này?

Không phải lô hàng nào cũng phát sinh sự cố, nhưng chỉ cần mắc một trong năm sai lầm trên cũng có thể làm tăng đáng kể thời gian và chi phí nhập khẩu. Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý hồ sơ nhập khẩu, việc sử dụng dịch vụ nhập hàng chính ngạch Trung - Việt trọn gói của Hoa Nam Logistics đơn vị ủy thác có kinh nghiệm sẽ tra đúng mã HS, chuẩn bị chứng từ khớp nhau ngay từ đầu và tính đúng tổng chi phí trước khi bạn đặt hàng, tránh phát sinh ngoài dự tính.

Đội ngũ chuyên môn có thể hỗ trợ:

• Kiểm tra mã HS phù hợp với từng sản phẩm.
• Rà soát chứng từ trước khi xuất hàng.
• Tư vấn C/O và chính sách thuế.
• Dự toán đầy đủ chi phí nhập khẩu.
• Hỗ trợ xử lý các thủ tục hải quan theo đúng quy định.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh thay vì mất thời gian xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu.

Liên hệ ngay với Hoa Nam Logistics qua Hotline 4/7 để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết, đầy đủ và chính xác nhất:

Kiểm tra trước một bước sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí, tiến độ và hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có trong quá trình nhập khẩu.