Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu chi tiết, chuẩn quy định

Tuân theo quy trình khai báo hải quan nhập khẩu hàng Trung Quốc vào Việt Nam là một trong những yêu cầu quan trọng và bắt buộc đối với các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế. Việc thực hiện đúng, đủ và chính xác các bước khai báo hải quan không chỉ giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, tránh phát sinh chi phí và chậm tiến độ giao hàng.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn do chưa nắm rõ quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu, dẫn đến sai sót hồ sơ, bị phân luồng đỏ hoặc phải bổ sung chứng từ nhiều lần. Để giúp bạn hình dung rõ hơn, dưới đây Hoa Nam Logistics sẽ trình bày quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu một cách chi tiết, dễ hiểu và sát thực tế nhất.

I. Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu

Tùy theo từng loại hàng hóa nhập khẩu cụ thể (hàng thông thường, hàng có điều kiện, hàng phải kiểm tra chuyên ngành…), quy trình khai báo hải quan có thể phát sinh thêm một số thủ tục liên quan. Tuy nhiên, nhìn chung, quy trình khai báo hải quan đối với hàng nhập khẩu tại Việt Nam sẽ bao gồm 7 bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu

Việc xác định chính xác loại hàng hóa nhập khẩu là bước đầu tiên và có vai trò đặc biệt quan trọng trong quy trình khai báo hải quan. Bước này giúp doanh nghiệp biết được lô hàng của mình thuộc nhóm hàng thông thường hay hàng hóa đặc thù, từ đó xác định các thủ tục cần thực hiện.

• Đối với hàng hóa thông thường, doanh nghiệp có thể tiến hành khai báo theo quy trình tiêu chuẩn.

• Đối với hàng hóa phải công bố hợp chuẩn, hợp quy, hàng hóa có điều kiện hoặc hàng phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần hoàn thành thêm các thủ tục liên quan (công bố hợp quy, xin giấy phép, kiểm định…) trước khi đưa hàng về cảng và làm thủ tục thông quan.

Việc xác định sai loại hàng hóa ngay từ đầu có thể khiến quy trình khai báo hải quan bị gián đoạn, kéo dài thời gian thông quan và phát sinh chi phí không cần thiết.

Bước 2: Kiểm tra toàn bộ chứng từ hàng hóa

Trong quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu, bộ chứng từ là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan Hải quan kiểm tra và cho phép thông quan. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng toàn bộ hồ sơ để đảm bảo thông tin thống nhất, chính xác và hợp lệ.

Bộ chứng từ khai báo hải quan hàng nhập khẩu thông thường bao gồm:

• Hợp đồng thương mại

• Vận đơn của lô hàng

• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

• Giấy chứng nhận xuất xứ lô hàng (C/O – nếu có)

• Hóa đơn thương mại (Invoice)

Tất cả thông tin trên các chứng từ như tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng… cần khớp nhau tuyệt đối để tránh việc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong quy trình khai báo hải quan.

👉 Có thể bạn quan tâm: 

1. CO và CQ là gì? Quy trình làm CO chuẩn 2026 mới nhất
2. Invoice Là Gì? Cách Lập Và Quản Lý Hóa Đơn Chi Tiết 2026

Bước 3: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi hãng vận chuyển gửi giấy báo hàng đến, doanh nghiệp sẽ tiến hành khai báo thông tin lô hàng trên tờ khai hải quan điện tử theo đúng quy định.

Trong bước này của quy trình khai báo hải quan, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các thông tin liên quan đến:

• Thông tin người nhập khẩu

• Thông tin lô hàng

• Mã HS hàng hóa

• Trị giá khai báo

• Thuế suất áp dụng

Sau khi hoàn tất, tờ khai sẽ được truyền lên hệ thống. Nếu thông tin chính xác và hợp lệ, hệ thống Hải quan sẽ tự động cấp số tờ khai để tiếp tục các bước tiếp theo.

Bước 4: Lấy lệnh giao hàng

Lấy lệnh giao hàng là một bước quan trọng trong quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu, giúp doanh nghiệp có quyền nhận hàng từ hãng vận chuyển hoặc đơn vị khai thác cảng.

Để thực hiện bước này, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Bản sao CMND/CCCD của người đi lấy lệnh

• Bản sao vận đơn

• Bản gốc vận đơn có dấu (nếu yêu cầu)

Việc lấy lệnh giao hàng kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình làm thủ tục thông quan và nhận hàng.

Bước 5: Chuẩn bị một bộ hồ sơ hải quan đầy đủ và xử lý phân luồng

Sau khi tờ khai được truyền thành công, hệ thống Hải quan sẽ tự động phân luồng hàng hóa trong quy trình khai báo hải quan, bao gồm:

• Luồng xanh: Doanh nghiệp chỉ cần in tờ khai và thực hiện nghĩa vụ thuế.

• Luồng vàng: Cơ quan Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy của lô hàng.

• Luồng đỏ: Lô hàng bị kiểm hóa, kiểm tra thực tế hàng hóa.

Mỗi luồng sẽ tương ứng với mức độ kiểm tra khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí thông quan trong quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu.

Bước 6: Nộp các loại thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp các loại thuế theo quy định. Trong quy trình khai báo hải quan, các loại thuế thường bao gồm:

• Thuế nhập khẩu

• Thuế giá trị gia tăng (VAT)

• Thuế môi trường (nếu có)

• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu áp dụng)

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, lô hàng sẽ được phép thông quan chính thức.

Bước 7: Chuyển lô hàng về kho lưu trữ và bảo quản

Bước cuối cùng trong quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu là vận chuyển hàng hóa từ cảng, sân bay hoặc kho CFS về kho lưu trữ của doanh nghiệp để bảo quản và đưa vào kinh doanh, sản xuất theo kế hoạch.

👉 Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn chi tiết khai báo hải quan để thông quan nhanh nhất 2026

II. Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói uy tín tại Hoa Nam Logistics

Nhìn chung, quy trình khai báo hải quan cho hàng nhập khẩu khá phức tạp và đòi hỏi doanh nghiệp phải có kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế cũng như sự am hiểu về quy định pháp luật. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp rất dễ gặp phải những sai sót không đáng có, làm kéo dài thời gian thông quan.

Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan trọn gói tại Hoa Nam Logistics để tối ưu hóa quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu.

Với mối quan hệ chặt chẽ cùng cơ quan Hải quan và các đơn vị liên quan, Hoa Nam Logistics cam kết:

• Xử lý nhanh chóng các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, đảm bảo chính xác và hợp pháp.

• Tư vấn miễn phí các loại hình khai quan phù hợp, giúp doanh nghiệp tận dụng chính sách ưu đãi thuế.

• Thay mặt chủ hàng làm việc với cơ quan Hải quan và các cơ quan liên quan, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.

• Chi phí dịch vụ khai báo hải quan cạnh tranh, minh bạch, làm việc trực tiếp không qua trung gian.

• Đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, xử lý gọn gàng và chính xác toàn bộ quy trình khai báo hải quan.

Với những thông tin chi tiết về quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu trên đây, hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn các bước cần thực hiện cũng như tầm quan trọng của việc khai báo đúng chuẩn. Việc nắm vững quy trình khai báo hải quan hoặc lựa chọn đơn vị dịch vụ uy tín sẽ giúp doanh nghiệp thông quan hàng hóa nhanh chóng, an toàn và tối ưu chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam. 

Liên hệ ngay với chúng tôi, để được đội ngũ thuế hải quan với hơn 10 năm kinh nghiệm của Hoa Nam Logistics tư vấn bạn chi tiết, chính xác nhất nhé: