Quy trình 7 bước nhập khẩu chính ngạch Trung - Việt chuẩn 2026

"Chỉ cần sai lệch một ký tự trên vận đơn, lô hàng của bạn có thể bị chuyển ngay sang luồng Đỏ, đối mặt với việc kiểm hóa 100% và kẹt lại cảng từ 7–15 ngày. Trong bối cảnh quản lý biên mậu năm 2026, quy trình nhập khẩu không còn chỗ cho những sai sót cảm tính."

Việc nắm vững quy trình chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ chuỗi cung ứng mà còn là "chìa khóa" để tối ưu hóa dòng tiền thông qua việc khấu trừ thuế và hưởng ưu đãi ACFTA.

Nhập khẩu chính ngạch Trung - Việt là gì?

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức giao thương hợp pháp giữa các quốc gia, yêu cầu doanh nghiệp phải hoàn tất đầy đủ thủ tục hải quan, đóng thuế và kiểm định chất lượng theo quy định. Đây là phương thức duy nhất giúp doanh nghiệp sở hữu bộ chứng từ sạch (Invoice, PL, C/O Form E), được pháp luật bảo hộ và đủ điều kiện để phân phối hàng hóa vào các chuỗi siêu thị hoặc sàn TMĐT.

Những điểm doanh nghiệp cần nắm rõ

• Điểm mấu chốt: 70% rủi ro phát sinh nằm ở bước chuẩn bị hồ sơ, không phải tại cảng.
• Yêu cầu nghiêm ngặt: Toàn bộ chứng từ phải khớp tuyệt đối từng ký tự để tránh bị bác C/O hoặc truy thu thuế.
• Thời gian mục tiêu: Thông quan nhanh giúp hàng về Hà Nội sau 2–4 ngày và TP.HCM sau 5–8 ngày.
• Lợi ích tài chính: Sử dụng C/O Form E để đưa thuế nhập khẩu về 0–5%.

1. Quy trình 7 bước nhập khẩu chính ngạch Trung - Việt chuẩn 2026

Dưới đây là quy trình được Hoa Nam Logistics chuẩn hóa để giúp doanh nghiệp rút ngắn 20–30% thời gian thông quan và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ - Giai đoạn quyết định thành bại

Đây là giai đoạn gây lỗi nhiều nhất. Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: 

• Sales Contract – Hợp đồng thương mại
• Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại
• Packing List – Phiếu đóng gói
• Bill of Lading – Vận đơn
• C/O Form E – Chứng nhận xuất xứ hưởng ưu đãi thuế

Lưu ý: Chỉ cần một lỗi chính tả nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị giữ lại. Nếu bạn chưa nắm rõ các loại giấy tờ cần thiết, hãy tham khảo bài viết chuyên sâu về Thủ tục chứng từ pháp lý trong vận chuyển chính ngạch để rà soát lỗi chính tả trên hồ sơ.

Bước 2: Khai báo tờ khai hải quan điện tử

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm VNACCS/ECUS để truyền dữ liệu. Tờ khai sẽ được phân vào một trong ba luồng:

• Luồng Xanh: Thông quan ngay.
• Luồng Vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy.
• Luồng Đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm hóa thực tế hàng hóa.

Mục tiêu của doanh nghiệp là tối ưu luồng Xanh thông qua chuẩn hóa chứng từ từ đầu.

Bước 3: Nộp thuế và lấy lệnh giao hàng (D/O)

Doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT qua ngân hàng hoặc kho bạc. Sau đó, chuẩn bị vận đơn và thông báo hàng đến để lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu.

👉 Để dự toán chính xác số tiền cần nộp, bạn nên xem ngay Bảng giá vận chuyển chính ngạch 2026 để tính toán tổng chi phí trọn gói.

Bước 4: Thông quan hàng hóa tại cửa khẩu

Trình bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho cán bộ hải quan tại cảng/cửa khẩu. 80% sự cố ở bước này do sai mã HS code hoặc thiếu chứng từ kiểm dịch chuyên ngành. Việc sử dụng Dịch vụ vận chuyển Trung Việt của các đơn vị uy tín sẽ giúp doanh nghiệp được soát xét hồ sơ trước 3–5 ngày, đảm bảo tỷ lệ luồng xanh cao nhất.

Bước 5: Thanh lý và lấy hàng

Sau khi thông quan:

• In mã vạch tờ khai từ website Tổng cục Hải quan
• Thực hiện thanh lý tại văn phòng giám sát
• Xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát

Bước 6: Nhận lại tiền cược container

Nếu doanh nghiệp mượn container chính ngạch để đưa hàng về kho riêng, cần:

• Trả container rỗng tại cảng chỉ định
• Nộp giấy hạ rỗng + giấy mượn container
• Nhận lại tiền cọc từ hãng tàu

Bước 7: Quyết toán ngân hàng và lưu trữ hồ sơ

Tập hợp toàn bộ chứng từ để:

• Quyết toán thanh toán quốc tế
• Lưu trữ phục vụ hậu kiểm thuế

Đây là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua nhưng rất quan trọng về lâu dài.

2. Những lưu ý "sống còn" cho doanh nghiệp nhập khẩu 2026

Để quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, chuyên gia Hoa Nam Logistics khuyến nghị:

• Kiểm tra danh mục hàng: Xác định hàng có thuộc diện cấm hoặc cần kiểm tra chuyên ngành (mỹ phẩm, máy móc cũ...) hay không.
• Chuẩn hóa HS Code: HS code phải chuẩn xác ngay từ khi ký hợp đồng để tránh bị phạt hành chính và truy thu thuế.
• Minh bạch tài chính: Tuyệt đối không sử dụng hóa đơn VAT giả, mọi giao dịch phải kê khai đúng bản chất hàng hóa.

👉 Những sai sót ở giai đoạn này có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc truy thu thuế sau thông quan.

3. Tại sao doanh nghiệp nên chọn Hoa Nam Logistics?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm phục vụ hơn 20.000 khách hàng, chúng tôi mang đến giải pháp tối ưu nhất:

1. Chuyên môn sâu: Đội ngũ am hiểu luật hải quan, xử lý tốt các mặt hàng khó, hàng giá trị cao.

2. Hệ thống kho bãi: Sở hữu kho chính chủ tại Bằng Tường, Nam Ninh, Chiết Giang và Quảng Châu giúp chủ động lịch trình.

3. Cam kết an toàn: Bảo hiểm hàng hóa 100% giá trị nếu xảy ra mất mát trong quá trình vận chuyển.

4. Tốc độ siêu tốc: Hàng về Hà Nội chỉ 2–5 ngày, TP.HCM từ 5–10 ngày.

Nếu quý doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc áp mã HS code hoặc cần tư vấn lộ trình nhập khẩu tối ưu thuế, hãy liên hệ ngay với chuyên gia của chúng tôi qua Hotline: 1900.633.053 để được hỗ trợ 24/7.

------------------

FAQ - Câu hỏi thường gặp về quy trình nhập khẩu

1. Thời gian thông quan chính ngạch thường mất bao lâu?
Thông thường từ 2–4 ngày đối với kho Hà Nội và 5–8 ngày đối với kho TP.HCM/Đà Nẵng sau khi xếp xe tại Trung Quốc.

2. Tôi có phải tự làm việc với hải quan không?
Không cần thiết. Hoa Nam Logistics cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu trọn gói (Door-to-Door), lo toàn bộ từ khai báo đến giao hàng tận kho.

3. Làm thế nào để được hưởng thuế nhập khẩu 0%?
Doanh nghiệp cần có C/O Form E hợp lệ và thông tin trên đó phải khớp tuyệt đối với các chứng từ khác như Invoice và Packing List.

4. Hoa Nam có nhận vận chuyển mỹ phẩm hay thực phẩm không?
Hiện tại, chúng tôi không nhận vận chuyển các mặt hàng mỹ phẩm, thực phẩm, thực phẩm chức năng và sinh vật sống.

5. Nếu sai mã HS code thì hậu quả như thế nào?
Doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính, truy thu thuế hoặc bị chuyển sang luồng đỏ để kiểm hóa 100%, gây chậm trễ hàng hóa.

6. Quy trình bồi thường khi mất hàng ra sao?
Hoa Nam cam kết bồi thường 100% giá trị hàng hóa đối với các đơn hàng bị mất trong quá trình vận chuyển.

7. Doanh nghiệp có được hỗ trợ khai báo hải quan điện tử không?
Có, Hoa Nam hỗ trợ truyền tờ khai điện tử qua hệ thống VNACCS/ECUS ngay khi nhận được thông tin từ khách hàng.