Khai báo hải quan: Hướng dẫn chi tiết để thông quan nhanh 2026

Khai báo hải quan là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Việc thực hiện đầy đủ và chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật mà còn giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thông quan.

Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các chủ shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ nhập hàng Trung Quốc – vẫn gặp khó khăn khi tự khai báo hải quan do chưa nắm rõ quy trình, sai mã HS, thiếu chứng từ hoặc không cập nhật kịp các quy định mới. Những sai sót này có thể khiến hàng hóa bị giữ lại tại cửa khẩu, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc bị xử phạt hành chính.

Trong bài viết này, Hoa Nam Logistics sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết các bước khai báo hải quan, từ khái niệm, hồ sơ, quy trình điện tử VNACCS/VCIS đến các lỗi thường gặp và kinh nghiệm thực tế giúp thông quan nhanh – hạn chế rủi ro trong bối cảnh năm 2025.

Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là một quy trình bắt buộc được thực hiện tại các cửa khẩu, cảng biển, cảng hàng không hoặc cửa khẩu đường bộ nhằm đảm bảo hàng hóa và phương tiện vận chuyển được phép xuất cảnh, nhập cảnh hoặc quá cảnh theo đúng quy định pháp luật.

Thông qua khai báo hải quan, cơ quan chức năng thực hiện việc:

• Quản lý, kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu
• Xác định nghĩa vụ thuế
• Kiểm tra nguồn gốc, chủng loại, mục đích sử dụng hàng hóa
• Đảm bảo an ninh, an toàn kinh tế – xã hội

Các đối tượng tham gia trong quá trình khai báo hải quan bao gồm:

• Chủ hàng hóa xuất nhập khẩu: Cá nhân hoặc tổ chức sở hữu hàng hóa và chịu trách nhiệm pháp lý đối với lô hàng.
• Chủ phương tiện, người điều khiển phương tiện: Đối với phương tiện vận chuyển xuất nhập cảnh hoặc quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam.
• Người được ủy quyền: Thực hiện khai báo thay cho chủ hàng hoặc chủ phương tiện.
• Đại lý làm thủ tục hải quan: Các đơn vị chuyên nghiệp được cấp phép, thay mặt doanh nghiệp thực hiện khai báo.
• Doanh nghiệp chuyển phát nhanh quốc tế, bưu chính quốc tế: Thực hiện khai báo hải quan cho các lô hàng CPN, TMĐT.

Hiện nay, tại Việt Nam, hoạt động khai báo hải quan được thực hiện chủ yếu dưới hình thức điện tử thông qua hệ thống VNACCS/VCIS, giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính minh bạch.

👉 Có thể bạn quan tâm Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử VNACCS/ECUS 2026 cho người mới

Tại sao phải khai báo hải quan?

Khai báo hải quan là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật, không phân biệt doanh nghiệp lớn hay nhỏ, nhập khẩu thường xuyên hay không thường xuyên.

Việc khai báo đầy đủ và chính xác mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro bị xử phạt, truy thu thuế

• Giúp cơ quan hải quan kiểm soát các mặt hàng ảnh hưởng đến sức khỏe, môi trường, an ninh

• Giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch vận chuyển – phân phối

• Tăng khả năng được phân luồng xanh, rút ngắn thời gian thông quan

Ngược lại, việc khai sai hoặc không khai báo có thể dẫn đến:

• Hàng hóa bị giữ tại cửa khẩu

• Phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi

• Bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế

• Ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và kế hoạch kinh doanh

Chính vì vậy, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp để hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí.

Các bước cần thực hiện trong quy trình khai báo hải quan

Hiện nay, thủ tục khai báo hải quan được thực hiện theo hai hình thức chính: khai báo hải quan điện tử và khai báo hải quan giấy. Trong đó, khai báo điện tử là hình thức phổ biến và được áp dụng gần như toàn bộ trong thực tế năm 2025.

Khai báo hải quan điện tử:

Đây là hình thức khai báo thông qua hệ thống VNACCS/VCIS bằng các phần mềm được Tổng cục Hải quan cấp phép như ECUS, VNACCS Client,…

Quy trình gồm các bước:

Khai trước thông tin: Người khai hải quan nhập các thông tin cơ bản về lô hàng (mã HS, trị giá, số lượng, loại hình, thuế suất…). Hệ thống sẽ tự động kiểm tra và cấp số tờ khai nếu dữ liệu hợp lệ.

Khai chính thức: Sau khi hoàn tất khai trước, người khai gửi tờ khai chính thức lên hệ thống. Thông tin đã khai sẽ là căn cứ pháp lý trong suốt quá trình thông quan.

Nhận phản hồi và phân luồng: Hệ thống sẽ phản hồi kết quả phân luồng:

• Luồng xanh
• Luồng vàng
• Luồng đỏ

Người khai có trách nhiệm theo dõi, bổ sung hồ sơ (nếu có) và chịu trách nhiệm về nội dung đã khai báo.

Khai báo hải quan giấy:

Hình thức này hiện nay ít được sử dụng, chủ yếu áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt hoặc khi hệ thống gặp sự cố. Tờ khai giấy:

• Tối đa 50 dòng hàng
• Phải ký tên, đóng dấu (đối với tổ chức)
• Nội dung phải trùng khớp hoàn toàn với chứng từ gốc

👉 Có thể bạn quan tâm Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu chi tiết, chuẩn quy định

Thời gian nộp tờ khai hải quan

Việc nộp tờ khai đúng thời hạn giúp cơ quan hải quan chủ động kiểm tra và xử lý, đồng thời tránh các rủi ro phát sinh cho doanh nghiệp.

Đối với hàng xuất khẩu

• Hàng xuất khẩu thông thường: nộp chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh
• Hàng chuyển phát nhanh: nộp chậm nhất 2 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh

Đối với hàng nhập khẩu

• Tờ khai phải được nộp trước khi hàng đến cửa khẩu
• Hoặc chậm nhất 30 ngày kể từ ngày hàng đến

Những quy định quan trọng khi khai báo hải quan

Một bộ hồ sơ khai báo hải quan đầy đủ bao gồm:

1. Hợp đồng thương mại (Contract/PO)
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
3. Phiếu đóng gói (Packing List)
4. Vận đơn (B/L hoặc AWB)
5. Giấy phép chuyên ngành (nếu có)
6. Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
7. Các chứng từ khác theo yêu cầu của từng loại hàng

Lưu ý quan trọng: Tất cả thông tin trên chứng từ phải đồng nhất tuyệt đối. Chỉ cần sai lệch nhỏ về tên hàng, số lượng, đơn vị tính hoặc mã HS cũng có thể khiến tờ khai bị chuyển sang luồng vàng hoặc luồng đỏ.

Phân luồng tờ khai hải quan và cách xử lý

Tờ khai luồng xanh:

Khi tờ khai được phân vào luồng xanh, bạn sẽ gặp hai tình huống:

1. Xanh không điều kiện: Trong trường hợp này, bạn chỉ cần xuống cảng và nhận hàng mà không phải thực hiện thêm bất kỳ thủ tục nào khác. Tuy nhiên, một số chi cục hải quan có thể yêu cầu nộp tờ khai giấy để xác nhận trước khi ra cảng.
2. Xanh có điều kiện: Bạn sẽ phải nộp thêm một số chứng từ bổ sung như:
   • Chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)
   • Giấy kiểm tra chất lượng (ví dụ: kiểm dịch thực vật) hoặc các loại giấy tờ khác như giấy nộp thuế. Sau khi nộp đầy đủ các chứng từ, bạn có thể tiến hành các bước để lấy hàng.

Tờ khai luồng vàng:

Với tờ khai thuộc luồng vàng, ngoài các bước khai báo giống như luồng xanh, bạn cần chuẩn bị thêm một số chứng từ bổ sung để nộp cho cơ quan hải quan, bao gồm:

• Tờ khai hải quan
• Hợp đồng thương mại (Purchase Order hoặc Contract)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Airway Bill/Bill of Lading)
• Giấy phép (nếu có)
• Chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)

Sau khi kiểm tra đầy đủ các chứng từ, hải quan sẽ thông báo kết quả và cho phép tiếp tục quy trình.

Tờ khai luồng đỏ:

Khi hàng hóa của bạn được phân vào luồng đỏ, đây là mức độ kiểm tra nghiêm ngặt nhất. Không chỉ kiểm tra hồ sơ, hải quan còn yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.

Quá trình kiểm tra này đòi hỏi phải thực hiện nhiều thủ tục, có thể kéo dài thời gian và tốn kém hơn so với hai loại luồng kia. Người khai hàng cần đăng ký kiểm hóa và làm thủ tục hạ hàng tại cảng, sau đó liên hệ với cán bộ hải quan để tiến hành kiểm tra.

Hiện nay, có hai hình thức kiểm hóa:

• Kiểm bằng máy soi: Phương pháp này nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và ít tốn kém hơn.
• Kiểm thủ công: Phương pháp này yêu cầu mở từng kiện hàng để kiểm tra, tốn nhiều thời gian và công sức.

Sau khi hoàn tất kiểm hóa, cán bộ hải quan sẽ lập biên bản kiểm tra, và nếu mọi thứ đạt yêu cầu, quá trình khai báo sẽ hoàn tất.

Nộp thuế và hoàn tất quy trình thông quan

Sau khi hoàn tất kiểm tra, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế gồm:

• Thuế nhập khẩu
• Thuế VAT
• Các loại thuế khác (nếu có)

Hình thức nộp thuế:

• Nộp ngay
• Bảo lãnh ngân hàng
• Ân hạn thuế theo quy định

Phần mềm khai báo hải quan và lợi ích khai báo điện tử

Với sự phát triển của công nghệ, khai báo hải quan điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong lĩnh vực logistics. Một số phần mềm phổ biến hiện nay như VNACCS/VCIS, Smartlog, Cekhaisoft đều mang lại những lợi ích như tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và tự động hóa quy trình. 

Việc sử dụng phần mềm khai báo hải quan giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm khai hải quan bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp không còn phải mất nhiều thời gian đến trực tiếp cơ quan hải quan mà có thể khai báo từ xa thông qua hệ thống điện tử.
• Đảm bảo tính chính xác: Các phần mềm khai báo hải quan hiện đại đều tích hợp các tính năng kiểm tra lỗi, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình khai báo.
• Tự động hóa quy trình: Phần mềm hỗ trợ lưu trữ thông tin và tái sử dụng dữ liệu cho các lần khai báo sau, giúp tối ưu hóa thời gian xử lý và quản lý hồ sơ.

Việc áp dụng phần mềm khai hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý mà còn đảm bảo tính chính xác cao, giúp tăng cường hiệu quả kinh doanh.

Lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan uy tín

Đối với những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc tìm kiếm một dịch vụ khai hải quan chuyên nghiệp là giải pháp lý tưởng để đảm bảo mọi quy trình được thực hiện đúng chuẩn. Một số tiêu chí để lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan uy tín bao gồm:

• Kinh nghiệm: Lựa chọn các đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực khai báo hải quan để đảm bảo họ hiểu rõ các quy trình và quy định liên quan.
• Uy tín: Đơn vị cung cấp dịch vụ phải có sự phản hồi tích cực từ khách hàng, đảm bảo dịch vụ chuyên nghiệp và tận tâm.
• Hỗ trợ toàn diện: Một dịch vụ khai hải quan uy tín không chỉ hỗ trợ khai báo mà còn tư vấn về quy định, thủ tục để doanh nghiệp tránh rủi ro.

Sử dụng dịch vụ từ các đơn vị uy tín giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo hàng hóa thông quan nhanh chóng mà không gặp phải các trở ngại pháp lý.

👉 Có thể bạn cần: Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc tối ưu thuế phí, an toàn, nhanh chóng, đúng pháp luật 2 nước.

Nhập hàng Trung Quốc chính ngạch an toàn cùng Hoa Nam Logistics

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, Hoa Nam Logistics cung cấp giải pháp khai báo hải quan & vận chuyển chính ngạch trọn gói:

• Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và am hiểu về quy định pháp luật, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong mọi tình huống.
• Tư vấn mã HS, thuế suất, chứng từ ngay từ đầu
• Khai báo hải quan chính xác, hạn chế luồng đỏ
• Vận chuyển ổn định, minh bạch chi phí
• Hỗ trợ xuyên suốt từ kho Trung Quốc đến kho Việt Nam

Khai báo hải quan đúng ngay từ đầu không chỉ giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp ổn định dòng tiền và phát triển bền vững. Nếu bạn đang tìm một đối tác hiểu rõ thực tế vận chuyển Trung – Việt, Hoa Nam Logistics sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ bạn.

Liên hệ ngay với chúng tôi, để được đội ngũ chuyên thuế hải quan nhập khẩu tư vấn bạn cụ thể, chi tiết và chính xác nhất: