8 Bước HoànTất Tờ Khai Hải Quan Nhập Khẩu Chuẩn Quy Định

Minh họa tờ khai hải quan nhập khẩu

Trước khi hàng hóa được phép lưu thông hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện khai báo hải quan nhập khẩu. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quyết định trực tiếp đến thời gian thông quan, chi phí phát sinh và rủi ro bị kiểm tra, xử phạt.

Với những doanh nghiệp chưa quen quy trình hoặc mới thực hiện nhập khẩu, việc nắm rõ 8 bước khai tờ khai hải quan nhập khẩu trên phần mềm ECUS sẽ giúp chủ động kiểm soát hồ sơ, tránh sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý.

Tờ khai hải quan nhập khẩu là gì?

Tờ khai hải quan nhập khẩu là chứng từ điện tử dùng để khai báo toàn bộ thông tin của lô hàng nhập khẩu với cơ quan Hải quan. Trên cơ sở tờ khai này, Hải quan sẽ xem xét tính hợp pháp của hàng hóa, xác định nghĩa vụ thuế và quyết định cho phép thông quan.

Nội dung tờ khai thường bao gồm các thông tin cơ bản như đơn vị hải quan làm thủ tục, doanh nghiệp nhập khẩu và đối tác xuất khẩu, phương thức vận chuyển, tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá lô hàng, các loại thuế phải nộp và những chỉ thị xử lý của cơ quan Hải quan.

Hiện nay, mẫu tờ khai nhập khẩu đang áp dụng theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (mẫu HQ/2015/NK) và được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống điện tử VNACCS thông qua phần mềm ECUS.

Hướng dẫn 8 bước khai báo tờ khai hải quan nhập khẩu

Bước 1: Đăng nhập phần mềm Ecus

• Download Phần mềm Ecus hiện hành.
• Vào phần mềm ECUS → Hệ thống → 2. Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu → Nhập đầy đủ các thông số về tài khoản khai báo → Nhấn nút “Chọn”.

Bước 2: Thiết lập hệ thống trước khi khai báo tờ kê khai hải quan nhập khẩu

• Trước khi tiến hành khai báo, cần tiến hành thiết lập các thông số cần thiết để kết nối đến hệ thống Hải quan.
• Truy cập chức năng từ menu “Hệ thống” → Thiết lập thông số khai báo VNACCS → Nhập các thông tin → “Ghi” → “ Kiểm tra kết nối”.

Bước 3: Chọn tờ khai báo

Chọn đăng ký mới để khai báo thông tin nhập khẩu hải quan (EDA)

Để đăng ký mới tờ khai nhập khẩu, truy cập menu “Tờ khai hải quan” → Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA).

Bước 4: Nhập thông tin tại Tab thông tin chung

- Tiến hành nhập vào dữ liệu về loại hình khai báo, mã khai báo hải quan…, lưu ý các tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, doanh nghiệp không cần nhập vào những chỉ tiêu này.

Chú ý: Khi bạn click chuột vào tiêu chí nào, phía dưới góc trái màn hình tờ khai sẽ hiện ra “Hướng dẫn nhập liệu” chi tiết, bạn làm theo các hướng dẫn để nhập thông tin cho các chỉ tiêu cần thiết.

- Mã loại hình: Ghi mã loại hình nhập khẩu của Doanh nghiệp.

- Cơ quan hải quan: Chọn đơn vị hải quan khai báo

- Phân loại cá nhân/tổ chức:

• Hàng hóa từ cá nhân tới cá nhân khác
• Hàng hóa từ tổ chức đến cá nhân
• Hàng hóa từ cá nhân đến tổ chức
• Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức
• Loại khác

- Mã bộ phận xử lý: Chọn mã bộ phận xử lý. Nhằm chỉ rõ tờ khai được gửi đến bộ phận cấp đội thủ tục nào của chi cục Hải quan đã chọn ở mục cơ quan hải quan đối với trường hợp chi cục có nhiều đội thủ tục khác nhau.

- Mã hiệu phương thức vận chuyển: Chọn mã hiệu phù hợp với hình thức vận chuyển hàng hóa như đường biển, đường sắt, đường không…..

* Đơn vị xuất nhập khẩu:

Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu: Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác.

• Người nhập khẩu: Là thông tin đơn vị đang khai tờ khai báo hải quan nhập khẩu, thông tin này sẽ được chương trình lấy tự động khi đăng ký thông tin doanh nghiệp trong lần đầu chạy chương trình. Hoặc chỉ cần nhập vào Mã số thuế, các thông tin về tên, địa chỉ sẽ do hệ thống tự động trả về.
• Người xuất khẩu: Điền đầy đủ và chính xác thông tin đối tác.

*Thông tin vận đơn:

Nhập vào các thông tin về vận chuyển hàng hóa :

Ô vận đơn: Điền các thông tin sau:

• Số vận đơn: nhập số vận đơn và ngày phát hành vận đơn (Bill Of Lading)
• Số lượng kiện: Nhập vào số lượng kiện hàng hóa
• Tổng trọng lượng hàng (Gross): Nhập tổng trọng lượng hàng và đơn vị tính trọng lượng theo đơn vị
• Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: Nhập vào mã địa điểm lưu kho dự kiến cho hàng hóa chờ thông quan.
• Phương tiện vận chuyển: Nhập vào phương tiện vận chuyển tùy theo phương thức vận chuyển đã chọn ở trên
• Ngày hàng đến: Ngày tàu cập / hàng đến
• Địa điểm dỡ hàng: Place of Delivery
• Địa điểm xếp hàng: Port of Loading
• Số lượng cont: Số cont (nếu có)

👉 Có thể bạn quan tâm: Chi tiết các bước Khai Báo Tờ Khai Hải Quan Xuất Khẩu nhanh chóng, chính xác, đúng quy định

Bước 5: Nhập thông tin tại Tab thông tin chung 2

*Hóa đơn thương mại:

Nhập vào thông tin trên hóa đơn hàng hóa về Số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng.

Khai báo nhập khẩu hải quan bằng phần mềm Ecus

- Phân loại hình thức hóa đơn: Chọn phân loại hình thức hóa đơn

• A: Hóa đơn thương mại
• B: Chứng từ thay thế hóa đơn thương mại hoặc không có hóa đơn thương mại
• D: Hóa đơn điện tử được khai báo qua nghiệp vụ khai hóa đơn IVA

- Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn

- Ngày phát hành: Ngày phát hành hóa đơn

- Mã phân loại hóa đơn:

• A: Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền
• B: Giá hóa đơn cho hàng hóa không phải trả tiền
• C: Giá hóa đơn cho hàng hóa bao gồm phải trả tiền và không phải trả tiền
• D: Các trường hợp khác

- Phương thức thanh toán: Điền hình thức thanh toán đã ký kết

- Điều kiện giá hóa đơn: Chọn điều kiện giao hàng

- Mã đồng tiền của hóa đơn: Chọn mã đồng tiền theo hóa đơn

- Tổng trị giá hóa đơn: Tổng trị giá hàng hóa

* Tờ khai trị giá:

Nơi thiết lập các khoản khai trị giá, tại mục này người khai cần lưu ý nhập các mục: Mã phân loại khai trị giá. Phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có cùng các khoản điều chỉnh đi kèm (như là “chi phí đóng gói, tiền hoa hồng…”).

Trường hợp người khai báo xác định hàng hóa đủ điều kiện áp dụng phương pháp trị giá giao dịch (6), đồng thời đã khai thông tin trị giá trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu và Hệ thống tự động tính trị giá tính thuế thì người khai hải quan không phải khai và nộp tờ khai trị giá.

Lưu ý: Khi khai mã phân loại khai trị giá là các mã: 1,2,3,4,8,9 và T thì người khai hải quan khai tờ khai trị giá và gửi cho cơ quan hải quan bằng nghiệp vụ HYS, hoặc gửi tờ khai bản giấy.

- Phí vận chuyển, bảo hiểm: Nhập vào tổng phí vận chuyển và bảo hiểm cho lô hàng nếu có, lưu ý mã đồng tiền phí vận chuyển, bảo hiểm phải được quy đổi về cùng đồng tiền thanh toán trên hóa đơn

- Các khoản mục điều chỉnh: Nhập vào các khoản điều chỉnh giá hàng hóa nếu có, mỗi dòng hàng được phép có 05 khoản mục điều chỉnh khác nhau

- Người nộp thuế:

• 1: Người xuất khẩu ( nhập khẩu )
• 2: Đại lý khai hải quan

*Thuế và bảo lãnh:

- Mã xác định thời hạn nộp thuế: Thông tin về bảo lãnh thuế và hình thức nộp thuế của người khai hải quan, tùy theo từng trường hợp cụ thể mà người khai sẽ nhập vào thông tin cho mục này.

Người khai cần xác định mã loại hình thức nộp thuế, nếu có chứng từ bảo lãnh thuế thì chọn loại hình bảo lãnh (có 2 hình thức bảo lãnh là “bảo lãnh chung” và “bảo lãnh riêng cho từng tờ khai”) và nhập vào đầy đủ thông tin đăng ký bảo lãnh bao gồm: Mã ngân hàng bảo lãnh, năm đăng ký, Ký hiệu chứng từ và số chứng từ.

Trường hợp doanh nghiệp không có bảo lãnh thuế, phải nộp thuế ngay thì bạn chọn mã là D – Nộp thuế ngay. Đồng thời khi khai báo sửa đổi bổ sung người khai cũng chọn mã ‘D’ để được cấp phép thông quan sau khi thực hiện quy trình tạm giải phóng hàng.

*Thông tin khác: Số hợp đồng, hóa đơn, CO… (những ghi chú nếu có)

Bước 6: Nhập thông tin tại Tab “Danh sách hàng”

Khai báo đầy đủ và chính xác về tên hàng, nhãn hiệu hàng hóa, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, mã biểu thuế nhập khẩu, thuế suất VAT và các loại thuế suất khác (nếu có).

Nếu có khai khoản điều chỉnh: Phân bổ các khoản điều chỉnh trên tờ khai trị giá cho các dòng hàng.

Sau khi nhập xong danh sách hàng nếu trên tờ khai trị giá có các khoản điều chỉnh, người khai thiết lập theo cách như sau :

Chọn nút “Phân bổ phí” trên mục “Danh sách hàng” cửa sổ phân bổ phí hiện ra như sau: Kích chuột vào mục khoản điều chỉnh → sau đó nhấn “Chọn dòng hàng áp dụng” để chọn các dòng hàng được áp dụng khoản điều chỉnh này, hoặc đánh dấu chọn vào “Áp dụng cho tất cả dòng hàng” để áp dụng khoản điều chỉnh này cho tất cả các dòng hàng trên tờ khai → Sau khi nhập xong và ghi lại thông tin tờ khai

*Đối với hàng cont:

Phải khai đính kèm HYS: Sử dụng CKS

– Chọn nghiệp vụ khác trên thanh menu → Đăng ký file đính kèm (HYS) xuất hiện 1 tab. Điền các thông tin sau:

• Nhóm xử lý hồ sơ: Chọn đơn vị xử lý
• Phân loại thủ tục khai báo: A02 – Danh sách container chất lên tàu → thêm file đính kèm (số vận đơn; số cont; số seal) → Ghi → Khai báo nhập pass CKS và lấy thông điệp trả về số đính kèm. Copy số đính kèm vào phần thông tin đính kèm (tab thông tin chung 2), phân loại đính kèm: ETC

Có thể bạn quan tâm: ủy thác nhập nhẩu hàng Trung Quốc giá rẻ, an toàn, nhanh chóng

Bước 7: Truyền tờ kê khai báo hải quan nhập khẩu

Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin.

Và nhập vào mã PIN của Chữ ký số:

Thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin về thuế được hệ thống tự động tính, các thông tin khác như “Tên, địa chỉ doanh nghiệp khai báo”

Màn hình bản copy trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai, phần tổng hợp tính thuế trả về thể hiện ngay góc trái màn hình

Sau khi kiểm tra các thông tin trả về, người khai có 2 phương án lựa chọn tiếp theo:

• Thứ nhất: Nếu các thông tin do hệ thống trả về doanh nghiệp có thiếu sót cần bổ sung sửa đổi thì sử dụng mã nghiệp vụ IDB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa đổi sau đó thực hiện nghiệp vụ IDA lại, cho đến khi thông tin đã chính xác.
• Thứ hai: Nếu các thông tin do hệ thống trả về đã chính xác, doanh nghiệp chọn mã nghiệp vụ “3.Khai chính thức tờ khai IDC” để đăng ký chính thức tờ khai này với cơ quan hải quan, khi thành công tờ khai này sẽ được đưa vào thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa.

Bước 8: Lấy kết quả phân luồng, in tờ khai hải quan nhập khẩu

Khi khai báo thành công, tờ khai nhập khẩu sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào “ 4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan” chức năng này tương tự như “Lấy phản hồi từ HQ” để nhận được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế, in tờ khai và tiến hành các bước tiếp theo.

Dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu tại Hoa Nam Logistics

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc tự khai báo hải quan đòi hỏi nhân sự am hiểu nghiệp vụ, cập nhật quy định và xử lý tình huống nhanh. Để giảm rủi ro và tối ưu chi phí, Hoa Nam Logistics cung cấp dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu trọn gói.

Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn hồ sơ, khai báo đúng loại hình, xác định mã HS phù hợp cho đến xử lý thông quan thực tế. Đặc biệt, Hoa Nam Logistics có thế mạnh trong nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc - Trung Việt, ủy thác nhập khẩu, thanh toán hộ và hệ thống kho bãi tại Trung Quốc.

👉 Liên hệ Hoa Nam Logistics để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ khai báo hải quan nhập khẩu nhanh – đúng – an toàn chi phí.