Quy Trình Thủ Tục Nhập Khẩu Chính Ngạch Trung Việt Chuẩn 2026

1. Nhập khẩu chính ngạch là gì? Vì sao doanh nghiệp không nên làm sai ngay từ đầu?

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức giao thương hợp pháp giữa các quốc gia, đảm bảo đầy đủ thủ tục hải quan, thuế, chứng từ và kiểm định chất lượng. Điểm quan trọng nhất: hàng hóa nhập khẩu theo đường chính ngạch luôn nằm trong nhóm được Nhà nước cho phép, có chứng từ xuất xứ – hợp đồng – thanh toán minh bạch và được bảo hộ pháp lý khi xảy ra tranh chấp thương mại.

Điều mà nhiều doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu chưa lường trước chính là:

• ❌ Chỉ cần sai 1 thông số trên chứng từ → Có thể bị chuyển luồng đỏ, kiểm hóa 100%.

• ❌ Hóa đơn thiếu, vận đơn sai, form E sai ngày → Bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính.

• ❌ Không nắm quy định kiểm dịch/kiểm tra chất lượng → Hàng nằm cảng 7–15 ngày, phát sinh phí lưu bãi cực lớn.

Do đó, nhập khẩu chính ngạch không chỉ là đúng luật, mà còn là bài toán tối ưu thời gian – chi phí – rủi ro nếu doanh nghiệp nắm đúng quy trình.

Quy Trình Thủ Tục Nhập Khẩu Trung Việt Mới Nhất 2026

Tùy vào mỗi doanh nghiệp, mỗi loại hàng sẽ có những cách làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch khác nhau. Tuy nhiên, ở mức cơ bản, quy trình nhập khẩu chính ngạch sẽ có các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ – giai đoạn gây lỗi nhiều nhất

Chuyên gia luôn xác nhận rằng 70% các rủi ro phát sinh nằm tại bước chuẩn bị hồ sơ, chứ không phải tại cảng.

Bộ chứng từ chuẩn gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

• Hóa đơn thương mại (Invoice)

• Packing List

• Vận đơn (Bill of Lading)

• Tờ khai hải quan

• LC/TTR – Chứng từ thanh toán

• Giấy nộp thuế vào NSNN

• C/O form E – nếu xin ưu đãi thuế

• Hóa đơn vận chuyển quốc tế

• Chứng nhận kiểm dịch / kiểm tra chất lượng (nếu thuộc danh mục)

Phân tích chuyên gia: Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần đủ hồ sơ là được, nhưng thực tế hồ sơ phải KHỚP TUYỆT ĐỐI từng ký tự giữa Invoice – PL – Bill – Form E. Chỉ cần sai 1 chữ cũng có thể bị bác C/O, dẫn đến:

→ Mất ưu đãi thuế
→ Bị chuyển luồng vàng/đỏ
→ Tăng chi phí thông quan

📄 Nếu bạn chưa chắc về hồ sơ cần có, hãy xem thêm bài: Thủ tục chứng từ pháp lý trong vận chuyển chính ngạch Trung - Việt

Bước 2: Khai báo tờ khai nhập khẩu

Các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa lần đầu tiên cần phải: 

• Đăng ký thông tin doanh nghiệp với Hải quan
• Mua token, đăng ký user code
• Kích hoạt tài khoản VNACCS – ECUS

Sau khi có tài khoản đăng nhập phần mềm hải quan, doanh nghiệp sẽ khai báo hải quan điện tử và chờ xét duyệt thông quan. Quá trình này có thể được theo dõi trên phần mềm hải quan.

Tờ khai hải quan sẽ được cơ quan hải quan tiếp nhận và kiểm tra. Kết quả xét duyệt tờ khai sẽ nằm trong một trong ba luồng sau:

• Luồng xanh → Thông quan ngay, không kiểm tra chứng từ.

• Luồng vàng → Xuất trình hồ sơ để kiểm tra chi tiết.

• Luồng đỏ → Kiểm tra hồ sơ + kiểm hóa thực tế hàng hóa.

Bước 3: Nộp thuế và lấy lệnh giao hàng

Sau khi nhận tờ khai phân luồng, doanh nghiệp cần đóng thuế nhập khẩu chính ngạch. Có 3 hình thức đóng thuế đó là thanh toán điện tử, nộp qua ngân hàng hoặc nộp qua kho bạc. Cùng với đó doanh nghiệp sẽ thực hiện lấy lệnh giao hàng. Khi lấy lệnh giao hàng cần phải chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu của Công ty nhận hàng
• Vận đơn
• Thông báo hàng đến

Đối với hàng vận chuyển bằng Container khi lấy lệnh giao hàng cần chuẩn bị kèm theo các giấy tờ sau:

• Giấy mượn Container
• Giấy hạ container rỗng (áp dụng khi container hàng đưa về đến kho của doanh nghiệp để rút)
• Hạn lệnh giao hàng
• Hóa đơn

Bước 4: Thông quan hàng hóa

Chuẩn bị đầy đủ tất cả hồ sơ đã nêu bên trên để làm thủ tục thông quan tại cảng. Cần đảm bảo các thông tin trên bộ hồ sơ đồng nhất và đầy đủ để tránh mất thời gian xét duyệt sau này.

• Tờ khai
• Invoice
• PL
• Bill
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành
• Biên lai nộp thuế

80% sự cố thông quan xảy ra do 3 lỗi phổ biến:

1. Sai định lượng trên Packing List
2. Sai HS code → Đánh thuế lại
3. Thiếu chứng từ kiểm dịch/kiểm tra chất lượng

Giải pháp: Chuẩn hóa hồ sơ trước khi tàu cập cảng 3–5 ngày để không bị động.

Bước 5: In phiếu giao nhận hàng hóa, thanh lý và lấy hàng

Sau khi tờ khai đã được thông quan, doanh nghiệp cần:

1. Tuy cập vào trang web của Tổng Cục Hải quan
2. Chọn mục in danh sách mã vạch container
3. Nhập thông tin cần thiết và in mã vạch tờ khai.
4. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ in phiếu giao nhận container (còn gọi là Phiếu Eir).

Sau đó, mang hai mã vạch này đi thanh lý tại Hải quan giám sát để hải quan nhập vào hệ thống và xác nhận hàng hóa đã qua khu vực giám sát.

Bước 6: Nhận lại tiền cược container

Trong trường hợp doanh nghiệp cần đặt cọc một khoản tiền để mượn container, hãng tàu sẽ cung cấp cho tài xế giấy hạ rỗng khi container rỗng được hạ tại cảng chỉ định.

Để lấy lại tiền cọc, doanh nghiệp cần đến hãng tàu và mang theo các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu
• Giấy hạ rỗng
• Giấy mượn container

Nếu container rỗng không bị hư hỏng, hãng tàu sẽ hoàn trả tiền cọc cho doanh nghiệp. Trong trường hợp xảy ra sự cố, doanh nghiệp sẽ phải chịu phí theo hợp đồng đã ký kết với hãng tàu.

Bước 7: Hoàn tất hồ sơ và quyết toán ngân hàng

Sau khi hoàn thành hết thủ tục, doanh nghiệp cần tập hợp toàn bộ giấy tờ và chứng từ thành một bộ hồ sơ rồi gửi đến ngân hàng để xác nhận thanh toán trong trường hợp thanh toán hết. 

Đối với trường hợp chưa thanh toán hết ngân hàng sẽ xác nhận thanh toán một phần. Tới kỳ thanh toán tiếp theo, doanh nghiệp chỉ cần mang chứng đến ngân hàng để xác nhận thanh toán.

Lỗi phổ biến: Ngày trên chứng từ lệch nhau → ngân hàng từ chối → doanh nghiệp phải xin chỉnh sửa → mất 3–7 ngày.

Lưu ý quan trọng khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch

Nhập khẩu chính ngạch đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn tất nhiều thủ tục pháp lý phức tạp và cần nhiều thời gian chuẩn bị. Khi thực hiện nhập khẩu chính ngạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ quan trọng, đồng thời kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên giấy tờ và chứng từ để đảm bảo tính chính xác và thống nhất.

Việc này giúp doanh nghiệp tránh mất thời gian trong quá trình làm thủ tục và giúp cho quá trình thông quan hàng hóa được thực hiện nhanh chóng hơn.

✔ Kiểm tra xem mặt hàng có nằm trong danh mục cấm/kiểm dịch/kiểm tra chất lượng hay không
✔ HS code phải chuẩn từ trước khi ký hợp đồng
✔ Chứng từ phải khớp 100%
✔ Ưu tiên xin C/O đúng thời điểm để hưởng thuế suất ưu đãi

Doanh nghiệp càng thiếu kinh nghiệm → rủi ro càng lớn → chi phí càng đội lên.

Nếu doanh nghiệp không có nhiều kinh nghiệm trong xuất nhập khẩu và không nắm rõ các thủ tục nhập khẩu chính ngạch, dịch vụ nhập khẩu chính ngạch của Hoa Nam Logistics là lựa chọn tốt nhất giúp doanh nghiệp của bạn nhanh chóng giải quyết tất cả nỗi lo âu về thủ tục, chi phí,…

💬 Đây chính là lý do bạn cần vận hành theo quy trình chính ngạch chuẩn hóa và minh bạch, nếu bạn vẫn còn lo lắng về vấn đè nãy, hãy sử dụng  dịch vụ vận chuyển chính ngạch Trung Việt Trọn Gói  của Hoa Nam Logistics để có thể đảm bảo hàng hóa an toàn, nhanh chóng và đầy đủ giấy tờ hóa đơn.

Tại sao doanh nghiệp nên chọn Hoa Nam Logistics cho dịch vụ nhập khẩu chính ngạch

Với hơn 15 năm kinh nghiệm và hơn 500 dự án thành công, Hoa Nam Logistics mang đến:

✔ Chuyên môn sâu – xử lý hồ sơ khó, hàng nhạy cảm

Đội ngũ chuyên viên xuất nhập khẩu có khả năng xử lý: máy móc cũ, mỹ phẩm, thực phẩm, linh kiện điện tử, hàng giá trị cao.

✔ Tối ưu thuế – HS code – C/O

Giảm rủi ro truy thu, giảm thời gian thông quan, tăng tỷ lệ luồng xanh.

✔ Minh bạch chi phí – không phát sinh vô lý

Báo giá trọn gói từng hạng mục, doanh nghiệp kiểm soát chi phí ngay từ đầu.

✔ Hậu mãi & đồng hành

Hỗ trợ doanh nghiệp từ sau thông quan đến quyết toán ngân hàng.

Quý khách hàng quan tâm đến dịch vụ nhập khẩu chính ngạch tại Hoa Nam Logistics, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline:

Thông tin gắn liền với 6 bước trên bạn cần nắm rõ:

1. Xem chi tiết cách tính tại: Báo giá & cách tính cước vận chuyển chính ngạch
2. Giấy tờ thủ tục chi tiết Thủ tục hải quan trong vận chuyển chính ngạch Trung – Việt
3. Xem hướng dẫn tối ưu hồ sơ: Phân biệt vận chuyển chính ngạch & tiểu ngạch Trung - Việt
4. Tham khảo thêm tuyến phù hợp: Các hình thức & tuyến vận chuyển Trung - Việt
5. Xem cách kiểm tra nhóm hàng đặc thù trong: Nhóm hàng & yêu cầu đặc thù

💡 Hoa Nam Logistics giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình này trọn gói – minh bạch, hợp pháp và hiệu quả.

Quy trình chuyên nghiệp – khẳng định uy tín Hoa Nam Logistics

Kinh nghiệm thực chiến

• 10+ năm triển khai quy trình chính ngạch cho hàng nghìn khách.
• 100% hồ sơ đạt chuẩn kiểm định – kiểm dịch – ACFTA.

Chuyên môn sâu

• Nắm vững hệ thống VNACCS & quy định hải quan hai nước.
• Tối ưu từng bước để khách rút ngắn thời gian 20–30%.

Uy tín & minh bạch

• Cung cấp quy trình rõ ràng, có checklist và tracking online.
• Ký hợp đồng song ngữ, có bảo hiểm và SLA cam kết đúng hẹn.

Đồng hành & tin cậy

• CSKH 24/7.
• Chính sách hoàn tiền nếu giao trễ hoặc sai quy trình.

❓ FAQ – Câu hỏi thường gặp trong quy trình vận chuyển Trung Việt

1️⃣ Quy trình chính ngạch gồm mấy bước?
→ 6 bước: Báo giá → Hồ sơ → Khai báo → Nộp thuế → Giao hàng → Lưu hồ sơ.

2️⃣ Có thể khai trước khi hàng về không?
→ ✅ Có, Hoa Nam hỗ trợ khai điện tử trước khi hàng cập biên.

3️⃣ Thời gian vận chuyển chính ngạch trung bình bao lâu?
→ Từ 5–7 ngày tùy tuyến & loại hàng.

4️⃣ Hoa Nam có hỗ trợ trọn gói từ Trung Quốc về tận kho Việt Nam không?
→ ✅ Có dịch vụ door-to-door toàn trình chính ngạch.

Quy trình đúng = hàng về đúng, chi phí rõ, hồ sơ hợp pháp.

Hoa Nam Logistics giúp doanh nghiệp Việt làm đúng ngay từ đầu – tránh rủi ro, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.