Phân luồng hải quan Xanh, Vàng, Đỏ: Ý nghĩa và cách xử lý để thông quan nhanh.

"Truyền tờ khai hải quan xong, khoảnh khắc chờ đợi kết quả phân luồng thường là lúc 'căng não' nhất đối với chủ doanh nghiệp.

Luồng Xanh đồng nghĩa với việc hàng về kho đúng hẹn, nhưng chỉ cần một màu Vàng hay Đỏ xuất hiện, toàn bộ kế hoạch kinh doanh của bạn có thể bị đảo lộn vì những chi phí phát sinh và thời gian chờ đợi không mong muốn."

Việc hiểu rõ ý nghĩa của các luồng hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong vận hành mà còn là yếu tố sống còn để tối ưu hóa chi phí logistics trong chuỗi cung ứng Trung - Việt.

Phân luồng hải quan là gì?

Phân luồng hải quan là hệ thống đánh giá mức độ rủi ro của hàng hóa nhập khẩu thông qua hệ thống VNACCS/VCIS, được chia thành ba cấp độ: Xanh, Vàng và Đỏ. Quy trình này giúp cơ quan hải quan tập trung kiểm soát các lô hàng có dấu hiệu nghi vấn, đồng thời tạo điều kiện thông quan nhanh chóng cho các doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật.

Những điểm doanh nghiệp cần nắm rõ

• Luồng Xanh: "Lối đi ưu tiên" - Thông quan ngay lập tức mà không cần kiểm tra hồ sơ hay hàng hóa.
• Luồng Vàng: "Kiểm tra chứng từ" - Hải quan rà soát tính hợp lệ của bộ hồ sơ (Invoice, PL, C/O...).
• Luồng Đỏ: "Kiểm tra thực tế" - Phải khui kiện để đối chiếu hàng hóa thực tế với khai báo.
• Rủi ro: 70% lý do bị chuyển luồng đến từ việc chuẩn bị chứng từ sai lệch, không khớp tuyệt đối.
• Giải pháp: Soát xét hồ sơ trước 3-5 ngày để đảm bảo tỷ lệ luồng xanh cao nhất.

1. Ý nghĩa của các luồng hải quan trong nhập khẩu chính ngạch

Hệ thống phân luồng được thiết kế để tự động phân loại hàng hóa dựa trên lịch sử chấp hành pháp luật của doanh nghiệp và tính chất của mặt hàng.

• Luồng Xanh (Mã số 1): Đây là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Hàng hóa được chấp nhận thông quan ngay trên hệ thống điện tử mà không cần sự can thiệp thủ công của cán bộ hải quan.
• Luồng Vàng (Mã số 2): Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy của lô hàng. Doanh nghiệp cần xuất trình đầy đủ các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, vận đơn và chứng nhận xuất xứ.
• Luồng Đỏ (Mã số 3): Cấp độ kiểm soát cao nhất. Ngoài việc kiểm tra hồ sơ, hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa thực tế hàng hóa tại bãi. Quy trình này gây tốn kém thời gian (có thể kéo dài 7–15 ngày) và phát sinh phí lưu bãi, phí nâng hạ container.

2. Tại sao lô hàng của bạn dễ bị chuyển luồng Vàng hoặc Đỏ?

Theo các chuyên gia tại Hoa Nam Logistics, 80% sự cố thông quan xảy ra do các lỗi phổ biến mà doanh nghiệp thường chủ quan:

• Sai mã HS Code: Việc xác định sai mã HS dẫn đến áp sai thuế suất, khiến hải quan nghi ngờ doanh nghiệp có hành vi gian lận thuế.
• Sai lệch định lượng: Trọng lượng hoặc số lượng thực tế của hàng hóa không khớp với Packing List (thường do nhà cung cấp đóng gói sai).
• Hồ sơ không đồng nhất: Thông tin giữa Invoice, vận đơn và C/O Form E bị lệch nhau dù chỉ một ký tự.
• Thiếu chứng từ chuyên ngành: Hàng hóa thuộc danh mục cần kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng nhưng không có giấy tờ bổ sung.

👉Lưu ý: Để nắm vững các loại giấy tờ cần thiết, hãy tham khảo ngay bài viết về Checklist bộ chứng từ nhập khẩu chính ngạch để rà soát lỗi trước khi truyền tờ khai.

3. Cách xử lý để thông quan nhanh và tối ưu tỷ lệ luồng Xanh

Để giảm thiểu rủi ro "dính" luồng Vàng, Đỏ, doanh nghiệp cần áp dụng các bước chuẩn hóa sau:

1. Chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu: Mã HS Code phải được xác định chuẩn xác trước khi ký hợp đồng thương mại.

2. Đồng bộ hóa chứng từ: Đảm bảo hồ sơ phải khớp tuyệt đối từng ký tự giữa các loại giấy tờ.

3. Soát xét hồ sơ tiền thông quan: Tại Hoa Nam Logistics, chúng tôi hỗ trợ khách hàng kiểm tra bộ hồ sơ trước 3–5 ngày khi hàng về biên giới để phát hiện lỗi sớm.

4. Lựa chọn đối tác uy tín: Việc sử dụng Dịch vụ vận chuyển trung việt chính ngạch chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tận dụng kinh nghiệm xử lý các mặt hàng khó và rành thủ tục hải quan hai nước.

4. Quy trình xử lý khi gặp luồng Vàng hoặc Đỏ

Nếu lô hàng không may bị phân vào luồng "khó", doanh nghiệp cần bình tĩnh thực hiện:

• Đối với luồng Vàng: Chuẩn bị bộ hồ sơ giấy đầy đủ, trình cán bộ hải quan giải trình các điểm chưa rõ trên tờ khai.

• Đối với luồng Đỏ: Phối hợp với đơn vị logistics để khui kiện, kiểm đếm hàng hóa trước sự giám sát của hải quan. Đảm bảo nhãn mác, bao bì đúng như khai báo.

👉Việc xử lý này thường đòi hỏi nghiệp vụ hải quan sâu. Nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp dễ bị phạt hành chính hoặc bị truy thu thuế do lỗi khai báo.

Mọi sai sót nhỏ trong khâu phân luồng đều có thể dẫn đến thiệt hại tài chính lớn. Để lô hàng của bạn luôn được bảo vệ bởi sự chuyên nghiệp và minh bạch, đừng ngần ngại liên hệ với chuyên gia Hoa Nam qua Hotline: 1900.633.053. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn 24/7 để giúp bạn tối ưu hóa quy trình thông quan.

---------------------

FAQ - Câu hỏi thường gặp về phân luồng hải quan

1. Tôi có thể tự chọn luồng hải quan cho mình không?
Không. Hệ thống VNACCS tự động phân luồng dựa trên mức độ rủi ro của mặt hàng và lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp.

2. Thời gian thông quan luồng Đỏ mất bao lâu?
Thường mất từ 3-7 ngày, thậm chí lâu hơn nếu hàng hóa cần kiểm định chuyên ngành hoặc có sai phạm về nhãn mác.

3. Chi phí khi gặp luồng Đỏ là bao nhiêu?
Doanh nghiệp sẽ phải chịu thêm phí nâng hạ container, phí lưu kho bãi và phí kiểm hóa thực tế.

4. Tại sao doanh nghiệp mới thường bị vào luồng Vàng/Đỏ?
Vì hệ thống chưa có dữ liệu về lịch sử chấp hành của doanh nghiệp, do đó mức độ rủi ro sẽ bị đánh giá cao hơn.

5. Nếu hải quan bác C/O khi kiểm tra luồng Vàng thì sao?
Lô hàng sẽ không được hưởng thuế ưu đãi 0-5% và doanh nghiệp phải nộp thuế theo biểu thuế thông thường rất cao.

6. Làm sao để tăng tỷ lệ luồng Xanh cho các lô hàng sau?
Doanh nghiệp cần duy trì sự minh bạch, khai báo chính xác mã HS, định lượng hàng hóa và sở hữu bộ hồ sơ sạch trong nhiều lần nhập khẩu liên tiếp.

Tìm hiểu thêm: Để hiểu rõ hơn về lộ trình nhập khẩu chuẩn, hãy xem ngay bài viết Quy trình 7 bước nhập khẩu chính ngạch chuẩn 2026 của Hoa Nam Logistics để hạn chế rủi ro từ gốc!