Freight Forwarder là gì? Vai trò FWD trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Trong giới xuất nhập khẩu, có một câu nói kinh điển:

“Nếu hàng hóa là mạch máu của nền kinh tế, thì Forwarder chính là hệ thần kinh điều khiển mạch máu đó.”

Với hơn  năm thực chiến tại Hoa Nam Logistics, tôi đã chứng kiến không ít doanh nghiệp “ngã ngựa” chỉ vì một lô hàng kẹt cứng tại cửa khẩu Hữu Nghị suốt cả tháng, hoặc bị phạt nặng do thiếu chứng từ hải quan. Hệ quả thường thấy là chi phí đội lên gấp đôi, dòng tiền bị chôn vốn và đứt gãy chuỗi cung ứng – những bài học đắt giá mà bất kỳ ai nhập hàng Trung Quốc cũng cần đặc biệt lưu ý.

👉 Vậy Forwarder là gì, và vì sao họ được xem là “người hùng thầm lặng” giúp doanh nghiệp vượt qua những rào cản này?

1. Forwarder là gì?

Forwarder (viết tắt của Freight Forwarder) làlà đơn vị trung gian tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế cho chủ hàng thông qua việc phối hợp với các hãng tàu, hãng hàng không, đơn vị vận tải đường bộ và cơ quan hải quan. Forwarder không nhất thiết sở hữu phương tiện vận tải, nhưng chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình logistics, chứng từ và thông quan xuyên biên giới.

Theo định nghĩa của FIATA (Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế), Forwarder được ví như “kiến trúc sư của vận tải” – người thiết kế lộ trình, tối ưu chi phí và đảm bảo hàng hóa di chuyển an toàn, đúng pháp luật. Trong lĩnh vực vận tải hàng không, các Forwarder uy tín thường được chứng nhận bởi IATA.

2. Forwarder làm những công việc gì?

Một Forwarder chuyên nghiệp sẽ “làm thay” doanh nghiệp toàn bộ quy trình phức tạp, bao gồm 8 nhóm công việc cốt lõi sau đây để đảm bảo dòng hàng thông quan nhanh chóng:

1. Booking vận chuyển: Đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng hàng không cho hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL).

2. Chuẩn bị chứng từ: Xử lý Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O Form E… đảm bảo đúng chuẩn khai báo.

3. Thủ tục hải quan: Khai báo và thông quan tại các cửa khẩu lớn như Hữu Nghị, Móng Cái, xử lý vấn đề pháp lý phát sinh.

4. Bảo hiểm hàng hóa: Giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng với mức phí phổ biến 0,3–0,5% giá trị lô hàng.

5. Tracking realtime: Theo dõi lộ trình hàng hóa từ kho Quảng Châu về Hà Nội hoặc TP.HCM theo thời gian thực.

6. Quản lý kho bãi: Gom hàng, đóng gói, lưu kho tạm trong thời gian chờ thông quan.

7. Đàm phán giá cước: Nhờ sản lượng lớn, Forwarder có thể giúp tiết kiệm 10–20% chi phí vận chuyển so với tự làm.

8. Xử lý sự cố: Giải quyết tình trạng kẹt biên, thay đổi lịch trình, hoặc phát sinh mùa cao điểm.

3. Vai trò Forwarder trong chuỗi cung ứng

Trong chuỗi cung ứng, Forwarder đóng vai trò là "chất keo" kết nối các mảnh ghép rời rạc: chủ hàng – nhà vận tải – hải quan – kho bãi.

• Tối ưu hóa: Giúp rút ngắn thời gian vận chuyển từ 7-10 ngày xuống còn 3-5 ngày và tiết kiệm 15-25% chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo doanh nghiệp luôn thực hiện đúng các quy định như Nghị định 08/2022 của Chính phủ Việt Nam và các luật thuế tại Trung Quốc.

• Linh hoạt phương thức: Kết hợp linh hoạt vận tải đa phương thức (Multimodal Transport) như đi đường bộ từ Đông Hưng rồi chuyển đường biển về Cát Lái để tối ưu chi phí.

4. Phân biệt Forwarder – Carrier – Logistics Company

Rất nhiều chủ doanh nghiệp nhầm lẫn giữa các khái niệm này. Dưới đây là bảng so sánh chuẩn để bạn dễ dàng phân biệt:

👉 Nếu bạn vẫn còn đang phân vân và muốn hiểu rõ ngay tại đây thì hay liên hệ ngay với Hoa Nam Logistics theo hotline: 1900633053 để chúng tôi tư vấn bạn chính xác, dễ hiểu nhất nhé

5. Forwarder trong vận chuyển Trung Quốc về Việt Nam

Tuyến Trung - Việt là một trong những tuyến sôi động nhất với lưu lượng khoảng 200.000 container mỗi tháng. Một Forwarder am hiểu thị trường này sẽ tập trung vào các thế mạnh:

• Đường bộ: Chuyên tuyến Quảng Châu – Hà Nội qua cửa khẩu Hữu Nghị hoặc Móng Cái với thời gian chỉ từ 3-5 ngày.

• Đường biển: Kết nối từ các cảng Thượng Hải, Ninh Ba về Hải Phòng hoặc Cát Lái trong vòng 7-10 ngày.

• Mẹo: Bạn nên chọn Forwarder có văn phòng tại Quảng Tây hoặc Đông Hưng để xử lý nhanh các tình huống "kẹt biên" mùa cao điểm.

6. Forwarder trong vận chuyển chính ngạch

Vận chuyển chính ngạch là hình thức vận chuyển hợp pháp 100%, có đầy đủ hóa đơn VAT Trung Quốc và chứng nhận xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế. Forwarder đóng vai trò ủy thác xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa thông quan trong 1-2 ngày và tránh được các rủi ro như phạt từ 20-50% giá trị hàng do đi tiểu ngạch. Chi phí cho dịch vụ này thường dao động từ 4.000 - 15.000 VNĐ/kg đường bộ.

7. Khi nào nên thuê Forwarder?

Bạn nên tìm đến một Forwarder chuyên nghiệp khi:

• Lô hàng có khối lượng lớn (trên 1 tấn) hoặc là hàng điện tử, máy móc cần sự cẩn trọng cao.

• Doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách về chứng từ hải quan và logistics.

• Cần theo dõi lô hàng 24/7 và yêu cầu giá cước cạnh tranh thông qua gom hàng lẻ (LCL).

• Muốn xây dựng thương hiệu bền vững thông qua nhập khẩu chính ngạch.

8. Ưu & nhược điểm khi dùng Forwarder

Ưu điểm:

• Chuyên môn hóa: Xử lý nhanh các thủ tục hải quan phức tạp.

• Tiết kiệm: Giảm đáng kể chi phí nhờ khả năng đàm phán giá và gom hàng.

• Linh hoạt: Dễ dàng thay đổi phương thức vận chuyển tùy theo tình hình thực tế cửa khẩu.

Nhược điểm:

• Sự phụ thuộc: Nếu chọn nhầm Forwarder kém uy tín, bạn có thể đối mặt với phí ẩn hoặc chậm trễ hàng hóa.

• Chi phí dịch vụ: Thường chiếm khoảng 5-10% giá trị lô hàng.

9. Ví dụ thực tế: Lô hàng 1.000kg linh kiện điện tử Quảng Châu – Hà Nội

Để bạn dễ hình dung, một quy trình chuẩn mà Forwarder xử lý sẽ như sau:

1. Booking: Thuê xe tải đường bộ đón hàng tại kho Quảng Châu.
2. Chứng từ: Chuẩn bị Commercial Invoice và Packing List chuẩn để khai báo.
3. Thông quan: Thực hiện khai báo chính ngạch tại cửa khẩu Móng Cái.
4. Vận chuyển: Theo dõi tracking khi hàng di chuyển qua Lạng Sơn về Hà Nội.
5. Bàn giao: Hàng đến tay khách hàng sau 2 ngày, nguyên seal và đầy đủ hóa đơn VAT.

10. Cách lựa chọn Forwarder uy tín cho doanh nghiệp

Để tránh những rủi ro không đáng có, một SEO Manager giàu kinh nghiệm khuyên bạn nên kiểm tra:

• Chứng chỉ: Đơn vị đó có phải là thành viên của FIATA hay IATA hay không?

• Hạ tầng: Có văn phòng và kho bãi tại cả Trung Quốc và Việt Nam hay không?

• Đội ngũ: Nhân sự có am hiểu sâu về luật hải quan và giao tiếp song ngữ Trung - Việt tốt không?

Forwarder không chỉ là một đơn vị vận chuyển đơn thuần mà là đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp chinh phục thị trường tỷ dân. Với vị thế là công ty xuất nhập khẩu uy tín #1 Việt Nam,  Hoa Nam Logistics thấu hiểu từng "điểm đau" của chủ hàng trên tuyến Trung - Việt. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn hoàn thiện quy trình chính ngạch và cung cấp checklist chứng từ chuẩn FIATA để tránh 90% sai sót phổ biến ngay từ đơn hàng đầu tiên.