Các Giấy Tờ Cần Có Khi Vận Chuyển Hàng Trung Quốc về Việt Nam

Trong thực tế, nhiều chủ shop hoặc doanh nghiệp mới nhập hàng thường chỉ quan tâm đến giá sản phẩm và chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, yếu tố quyết định việc hàng có thông quan được hay không lại nằm ở bộ chứng từ đi kèm lô hàng. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin, hàng hóa có thể gặp các vấn đề như:

• Bị giữ tại cửa khẩu
• Phát sinh phí lưu kho bãi
• Phải kiểm hóa nhiều lần
• Chậm tiến độ kinh doanh

Vì vậy, việc hiểu rõ các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro và tối ưu quy trình nhập khẩu.

Vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, đặc biệt theo hình thức nhập khẩu chính ngạch, không chỉ là câu chuyện đóng hàng và gửi đi. Mỗi lô hàng đều cần một bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ để đảm bảo tính hợp pháp và giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng. Những giấy tờ này không chỉ phục vụ việc vận chuyển mà còn là căn cứ để cơ quan hải quan xác định nguồn gốc, giá trị và tính hợp pháp của hàng hóa.

Một bộ chứng từ vận chuyển Trung – Việt tiêu chuẩn thường bao gồm:

1. Hợp đồng mua bán / Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

4. Vận đơn (Bill of Lading hoặc Waybill)

5. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Tùy vào từng loại hàng hóa cụ thể, doanh nghiệp có thể phải bổ sung thêm các chứng từ chuyên ngành như giấy kiểm định, kiểm dịch, chứng nhận chất lượng hoặc giấy phép nhập khẩu.

👉 Có thể bạn quan tâm: Quy trình nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam chi tiết đầy đủ nhất 2026

1. Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

Hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract), còn gọi là hợp đồng ngoại thương, là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ khi vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam. Đây là văn bản pháp lý thể hiện sự thỏa thuận giữa người bán (bên xuất khẩu) và người mua (bên nhập khẩu), trong đó quy định rõ quyền lợi, nghĩa vụ cũng như trách nhiệm của mỗi bên trong toàn bộ quá trình giao dịch thương mại.

Trong hoạt động nhập khẩu hàng Trung Quốc, hợp đồng mua bán không chỉ giúp hai bên xác lập quan hệ giao dịch minh bạch mà còn là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của lô hàng khi làm thủ tục thông quan. Một hợp đồng được soạn thảo đầy đủ và rõ ràng sẽ giúp hạn chế tranh chấp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các bước tiếp theo như: lập hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và khai báo hải quan.

Ảnh minh họa: Hợp đồng ngoại thương

Thông thường, nội dung cơ bản của một hợp đồng ngoại thương sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin các bên: Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, email và các thông tin pháp lý của người bán và người mua để xác định rõ chủ thể tham gia giao dịch.

• Mô tả hàng hóa: Tên sản phẩm, mã hàng (nếu có), số lượng, đơn giá, tổng giá trị lô hàng, quy cách đóng gói, tiêu chuẩn chất lượng hoặc các yêu cầu kỹ thuật liên quan.

• Điều khoản giao hàng: Thời gian giao hàng, địa điểm giao nhận, phương thức vận chuyển (đường bộ, đường biển, đường hàng không) và trách nhiệm của từng bên theo các điều kiện thương mại quốc tế như Incoterms.

• Điều khoản thanh toán: Phương thức thanh toán được sử dụng (T/T, L/C,…), thời hạn thanh toán, loại tiền tệ và các quy định liên quan đến việc chuyển tiền.

• Điều khoản trách nhiệm: Quy định trách nhiệm của mỗi bên khi phát sinh khiếu nại, tranh chấp hoặc các trường hợp mất mát, hư hỏng hàng hóa trong quá trình giao nhận.

• Điều khoản phạt và bồi thường: Mức phạt hoặc phương thức bồi thường nếu một trong hai bên vi phạm các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

• Điều khoản bất khả kháng: Những trường hợp ngoài tầm kiểm soát như thiên tai, chiến tranh, dịch bệnh… có thể làm gián đoạn việc thực hiện hợp đồng và được xem xét miễn hoặc giảm trách nhiệm.

• Giải quyết tranh chấp: Phương thức giải quyết khi phát sinh mâu thuẫn, có thể thông qua thương lượng, trọng tài thương mại hoặc tòa án.

• Điều khoản chung: Các quy định về hiệu lực hợp đồng, thời hạn áp dụng, ngôn ngữ sử dụng, số bản hợp đồng và các điều khoản bổ sung khác.

Trong thực tế, nhiều chủ shop hoặc doanh nghiệp mới nhập hàng từ Trung Quốc thường bỏ qua hoặc soạn hợp đồng khá sơ sài. Tuy nhiên, một Sales Contract rõ ràng và đầy đủ thông tin không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của hai bên mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện bộ chứng từ nhập khẩu và đảm bảo quá trình vận chuyển, thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Bên cạnh hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một trong những chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ khi vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam. Đây là tài liệu do người bán phát hành nhằm xác nhận giá trị của lô hàng và yêu cầu người mua thanh toán theo thỏa thuận đã ký kết trong hợp đồng ngoại thương.

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa Trung – Việt, Commercial Invoice không chỉ là chứng từ thanh toán mà còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình khai báo hải quan, xác định giá trị lô hàng và tính thuế nhập khẩu. Vì vậy, mọi thông tin trên hóa đơn cần được thể hiện rõ ràng, chính xác và phải thống nhất với các chứng từ khác như Packing List, Sales Contract hoặc tờ khai hải quan.

Vai trò của hóa đơn thương mại:

Hóa đơn thương mại được xem là một trong những chứng từ cốt lõi trong bộ hồ sơ nhập khẩu, bởi nó phục vụ nhiều mục đích khác nhau trong giao dịch và quản lý thương mại quốc tế:

• Là căn cứ để khai báo hải quan xuất nhập khẩu, giúp cơ quan chức năng xác định thông tin cơ bản của lô hàng.

• Dùng để xác định trị giá hải quan, từ đó tính toán các loại thuế như thuế nhập khẩu và thuế VAT.

• Là bằng chứng pháp lý trong trường hợp phát sinh tranh chấp giữa người mua và người bán về giá trị hoặc nội dung giao dịch.

• Hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu chứng từ với các tài liệu liên quan như Packing List, hợp đồng mua bán hoặc chứng từ vận chuyển.

Ảnh minh họa: Hóa đơn thương mại

👉 Thông tin hữu ích đến bạn: Invoice Là Gì? Cách Lập Và Quản Lý Hóa Đơn Chi Tiết 2026

Thông tin thể hiện trên Commercial Invoice:

Một hóa đơn thương mại tiêu chuẩn trong giao dịch nhập khẩu hàng Trung Quốc thường bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin người bán và người mua: Tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ của hai bên tham gia giao dịch.

• Số hóa đơn và ngày phát hành: Mỗi hóa đơn có mã số riêng để thuận tiện cho việc quản lý và đối chiếu chứng từ.

• Phương thức thanh toán: Hình thức thanh toán được áp dụng như chuyển khoản T/T, L/C hoặc các phương thức khác theo thỏa thuận.

• Điều kiện giao hàng (Incoterms): Quy định trách nhiệm giao nhận hàng hóa giữa người bán và người mua.

• Mô tả chi tiết hàng hóa: Bao gồm tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị từng mặt hàng và tổng giá trị toàn bộ lô hàng.

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn thương mại:

Hóa đơn thương mại không phải là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa, mà chủ yếu là chứng từ thanh toán trong giao dịch mua bán. Tuy nhiên, trong một số trường hợp thực tế, Commercial Invoice có thể được sử dụng như tài liệu chứng minh quyền sở hữu tạm thời, đặc biệt khi đi kèm với các chứng từ chứng minh việc thanh toán của người nhập khẩu.

Do đó, khi nhập khẩu hàng Trung Quốc, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi thông tin trên hóa đơn thương mại phải chính xác, đầy đủ và thống nhất với các chứng từ khác trong bộ hồ sơ. Điều này sẽ giúp quá trình khai báo hải quan và vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam diễn ra thuận lợi, hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan.

3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói (Packing List), còn được gọi là bảng kê hàng hóa hoặc bảng chi tiết kiện hàng, là một trong những chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ khi vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam. Chứng từ này thường được nhà xuất khẩu lập sau khi hoàn tất việc đóng gói hàng hóa và gửi kèm cho người nhập khẩu để phục vụ cho quá trình kiểm tra, vận chuyển và khai báo hải quan.

Khác với hóa đơn thương mại thể hiện giá trị giao dịch, Packing List tập trung mô tả chi tiết cấu trúc đóng gói của lô hàng. Nhờ đó, đơn vị vận chuyển, cơ quan hải quan cũng như người nhận hàng có thể dễ dàng kiểm tra số lượng, trọng lượng và cách sắp xếp hàng hóa trong từng kiện.

Ảnh minh họa: Phiếu đóng gói

Thông thường, một phiếu đóng gói sẽ cung cấp các thông tin quan trọng như:

• Mã hàng hoặc tên hàng hóa trong lô hàng.

• Số lượng sản phẩm trong từng kiện hoặc toàn bộ lô hàng.

• Trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng cả bì (Gross Weight).

• Kích thước kiện hàng hoặc kích thước pallet/container.

• Quy cách đóng gói, ví dụ đóng thùng carton, pallet gỗ hoặc container.

• Giá trị hàng hóa tham chiếu để thuận tiện cho việc đối chiếu chứng từ.

Nhờ có Packing List, người nhập khẩu có thể so sánh thông tin với hợp đồng mua bán và hóa đơn thương mại, từ đó kiểm tra chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa trước khi nhận hàng. Đồng thời, chứng từ này cũng hỗ trợ cơ quan hải quan đối chiếu nhanh khi kiểm hóa, giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi hơn.

4. Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn (Bill of Lading – B/L) là chứng từ vận tải quan trọng thể hiện hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và đơn vị vận chuyển. Đây là tài liệu xác nhận rằng hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển từ nơi xuất phát đến địa điểm giao hàng theo thỏa thuận.

Trong hoạt động vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam, vận đơn thường được phát hành bởi hãng tàu, hãng hàng không hoặc đơn vị vận chuyển đường bộ. Chứng từ này ghi nhận đầy đủ thông tin về lô hàng như số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa cũng như thông tin của người gửi và người nhận.

Ảnh minh họa: Vận đơn

Một vận đơn tiêu chuẩn thường bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee).

• Tên tàu hoặc phương tiện vận chuyển, hành trình vận chuyển.

• Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng hoặc điểm giao nhận.

• Mô tả hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng.

• Ngày phát hành vận đơn và chữ ký của đơn vị vận chuyển.

Vận đơn không chỉ đóng vai trò là biên nhận hàng hóa, mà còn là chứng từ quan trọng để khai báo hải quan nhập khẩu và làm thủ tục nhận hàng. Trong nhiều giao dịch thương mại quốc tế, đặc biệt là thanh toán bằng L/C, người bán cần xuất trình đầy đủ bộ vận đơn gốc để được ngân hàng thanh toán.

Thông thường, vận đơn được phát hành thành một bộ gồm nhiều bản gốc và bản sao. Người nhận hàng chỉ cần xuất trình ít nhất một bản vận đơn gốc để hoàn tất thủ tục nhận hàng từ đơn vị vận chuyển.

👉 Thông tin hữu ích đến bạn: 4 Cách Check Nhanh Mã Vận Đơn Trung Quốc Chính Xác 99%

5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of Origin) là chứng từ xác nhận nguồn gốc sản xuất của hàng hóa. Đây là một trong những giấy tờ quan trọng khi vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam, đặc biệt đối với các lô hàng nhập khẩu chính ngạch.

Chứng từ này được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại Trung Quốc, nhằm xác nhận rằng sản phẩm được sản xuất hoặc có nguồn gốc từ Trung Quốc theo các quy định thương mại quốc tế.

C/O đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của hoạt động nhập khẩu:

• Là căn cứ xác định xuất xứ hàng hóa trong thương mại quốc tế.

• Áp dụng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại.

• Hỗ trợ kiểm soát hạn ngạch và chính sách thương mại của từng quốc gia.

Ảnh minh họa: Giấy chứng nhận C/O

Đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp thường sử dụng C/O Form E để được hưởng ưu đãi thuế theo Hiệp định thương mại tự do ASEAN – Trung Quốc (ACFTA). Khi đáp ứng đầy đủ điều kiện, nhiều mặt hàng có thể được áp dụng mức thuế nhập khẩu ưu đãi, thậm chí giảm về 0%.

Vì vậy, khi nhập khẩu hàng Trung Quốc hoặc đặt hàng từ các trung tâm thương mại lớn như Quảng Châu, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp C/O Form E hợp lệ. Điều này không chỉ giúp tối ưu chi phí thuế mà còn góp phần đẩy nhanh quá trình thông quan hàng hóa tại Việt Nam.

👉 Có thể bạn cần tìm hiểu thêm:

1. CO và CQ là gì? Quy trình làm CO chuẩn 2026 mới nhất
2. Hướng Dẫn Cách Phân Biệt C/O Thật - Giả Chính Xác Nhất
3. Xin Cấp C/O tại Hà Nội: Dịch Vụ Trọn Gói, Nhanh Chóng, Uy Tín

Vận chuyển hàng hóa Trung Quốc uy tín, nhanh chóng cùng Hoa Nam Logistics

Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc, việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ là điều kiện cần, nhưng lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín mới là yếu tố quyết định giúp quá trình nhập hàng diễn ra nhanh chóng và an toàn. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực order hàng Trung Quốc và vận chuyển chính ngạch Trung Việt, Hoa Nam Logistics mang đến giải pháp vận chuyển trọn gói, minh bạch và tối ưu chi phí cho cả cá nhân kinh doanh lẫn doanh nghiệp nhập khẩu.

Không chỉ hỗ trợ khách hàng hiểu rõ khi vận chuyển hàng Trung Quốc cần những giấy tờ gì, Hoa Nam Logistics còn đồng hành xuyên suốt từ khâu tìm nguồn hàng, đặt hàng, gom hàng tại Trung Quốc cho đến vận chuyển và hỗ trợ thủ tục thông quan. Nhờ đó, toàn bộ quy trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch được thực hiện nhanh gọn, an toàn và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.

Lợi thế khi đồng hành cùng Hoa Nam Logistics

Hoa Nam Logistics xây dựng hệ thống vận hành bài bản nhằm giúp khách hàng nhập hàng Trung Quốc thuận lợi và tiết kiệm chi phí hơn:

• Hệ thống kho bãi tại Trung Quốc và Việt Nam, hỗ trợ gom hàng linh hoạt và tối ưu thời gian vận chuyển.

• Thời gian vận chuyển nhanh, giúp hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam chỉ trong vài ngày tùy theo tuyến vận chuyển.

• Đa dạng hình thức vận chuyển, bao gồm line thương mại điện tử, vận chuyển container, vận chuyển chính ngạch phù hợp với từng loại hàng và quy mô đơn hàng.

• Hệ thống đặt hàng và quản lý đơn hàng bằng tiếng Việt, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng và kiểm soát chi phí.

• Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, đồng hành và xử lý vấn đề nhanh chóng trong suốt quá trình đặt hàng và vận chuyển.

• Chính sách cam kết và minh bạch chi phí, giúp khách hàng an tâm khi nhập hàng từ Trung Quốc.

Nhờ hệ thống vận hành chuyên nghiệp, Hoa Nam Logistics giúp quy trình vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam trở nên nhanh chóng và an toàn hơn. Đây là giải pháp đặc biệt phù hợp với những chủ shop, thương buôn hoặc doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm nhập khẩu và chưa nắm rõ các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng Trung Quốc.

Hoa Nam Logistics – Đối tác vận chuyển Trung Quốc đáng tin cậy:

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng Trung Quốc là bước quan trọng để đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, tránh rủi ro trong khâu thông quan và hạn chế các chi phí phát sinh không mong muốn.

Dù bạn là cá nhân kinh doanh online, chủ shop nhỏ hay doanh nghiệp nhập khẩu số lượng lớn, việc nắm rõ các chứng từ cần thiết và lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về thủ tục nhập khẩu, hồ sơ chứng từ hoặc quy trình vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam, hãy 📞 GỌI NGAY: 1900.633.053 (Hỗ trợ 24/7) với Hoa Nam Logistics để được tư vấn chi tiết và lựa chọn giải pháp vận chuyển phù hợp nhất.