Trong thế giới của ngành logistics và xuất nhập khẩu, thuật ngữ cut-off time đóng vai trò là một “lằn ranh” sống còn, quyết định liệu lô hàng của bạn có kịp lên tàu, lên máy bay hay không. Hiểu rõ cut-off time là gì và cách quản lý nó một cách chính xác không chỉ giúp bạn tránh được những rắc rối và chi phí không đáng có, mà còn đảm bảo sự ổn định cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
1. Cut-off Time Là Gì?
Cut-off time là thời hạn cuối cùng để hoàn tất các thủ tục cần thiết cho một lô hàng, nhằm đảm bảo hàng hóa kịp lên phương tiện vận tải theo đúng lịch trình đã định. Mốc thời gian này do các hãng vận tải (hãng tàu, hãng hàng không) quy định, được thiết lập để họ có đủ thời gian thực hiện các công việc sau:
- Xếp hàng hóa: Bốc dỡ, sắp xếp và đưa hàng vào vị trí trên phương tiện vận tải.
- Hoàn thiện chứng từ: Kiểm tra, đối chiếu và phát hành các tài liệu pháp lý quan trọng như vận đơn (Bill of Lading).
- Thủ tục hải quan: Nộp hồ sơ, làm thủ tục thông quan và xử lý các vấn đề phát sinh.
Nếu bạn bỏ lỡ cut-off time, lô hàng sẽ bị loại khỏi lịch trình đã đặt và phải chờ đợi chuyến tiếp theo.
2. Các Loại Cut-off Time Phổ Biến Trong Vận Tải Quốc Tế
Trong thực tế, một lô hàng sẽ có nhiều loại cut-off time khác nhau, tương ứng với từng giai đoạn và loại chứng từ.
- Cut-off SI (Shipping Instruction): Đây là thời hạn cuối cùng để người gửi hàng nộp Lệnh Gửi Hàng cho hãng vận tải. Lệnh này chứa các thông tin chi tiết về người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng và các thông tin quan trọng khác, dùng để hãng tàu phát hành Vận đơn (Bill of Lading). Nộp SI muộn có thể dẫn đến việc Vận đơn bị cấp sai hoặc bị phạt.
- Cut-off CY (Container Yard): Đây là thời hạn cuối cùng mà container hàng phải được đưa đến bãi container tại cảng để xếp lên tàu. Sau thời điểm này, cổng cảng sẽ đóng lại và không nhận thêm container nào cho chuyến đi đó nữa. Việc trễ hẹn sẽ khiến bạn phải chờ đợi lịch trình tiếp theo.
- Cut-off VGM (Verified Gross Mass): Thời hạn cuối cùng để người gửi hàng khai báo và nộp Phiếu Khai Báo Khối Lượng Toàn Bộ Có Xác Nhận cho hãng tàu. VGM là quy định bắt buộc của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO), nhằm đảm bảo an toàn cho tàu và hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Nếu không có VGM hoặc khai báo sai VGM, container có thể bị từ chối xếp lên tàu.
- Cut-off DOC (Documents): Đây là thời hạn cuối cùng để tất cả các chứng từ liên quan đến lô hàng như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), danh sách đóng gói (Packing List), chứng nhận xuất xứ (C/O),… phải được nộp đầy đủ cho hãng tàu.
3. Hậu Quả Nghiêm Trọng Khi Bỏ Lỡ Cut-off Time
Việc lơ là với các mốc cut-off time có thể dẫn đến nhiều hậu quả đáng tiếc cho doanh nghiệp:
- Chi phí phát sinh không lường trước: Hàng bị trễ chuyến có thể phải chịu các loại phí phạt như:
- Phí lưu kho (Storage Fee): Phí lưu container tại bãi cảng trong thời gian chờ chuyến tiếp theo.
- Phí lưu container (Demurrage): Phí phạt khi container rỗng không được trả về đúng hạn.
- Phí chuyển lịch tàu (Rollover Fee): Phí để chuyển lô hàng sang lịch trình mới.
- Gián đoạn chuỗi cung ứng: Lô hàng không về kịp có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, bán hàng, và quan trọng nhất là làm mất uy tín với khách hàng.
- Thủ tục phức tạp: Việc thay đổi lịch trình đòi hỏi các điều chỉnh về giấy tờ, tờ khai hải quan, gây tốn kém thời gian và công sức để xử lý.
4. Chiến Lược Quản Lý Cut-off Time Hiệu Quả
Để tránh những rủi ro trên, bạn nên xây dựng một chiến lược quản lý thời gian chặt chẽ:
- Lên kế hoạch sớm: Nắm rõ lịch trình của hãng vận tải và lùi thời gian dự phòng để hoàn tất mọi thủ tục trước cut-off time ít nhất 1-2 ngày.
- Phối hợp chặt chẽ: Luôn giữ liên lạc với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển và các bên liên quan để theo dõi tiến độ lô hàng.
- Sử dụng dịch vụ logistics chuyên nghiệp: Thay vì tự làm mọi việc, hãy hợp tác với một công ty logistics uy tín. Họ sẽ giúp bạn quản lý toàn bộ các mốc thời gian, giảm thiểu rủi ro.
5. Hoa Nam Logistics Giúp Bạn Đảm Bảo Từng Khoảnh Khắc Cut-off Time
Việc quản lý nhiều mốc cut-off time cùng lúc là một thử thách lớn, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hoa Nam Logistics tự hào là đối tác tin cậy, giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề này một cách chuyên nghiệp.
- Quản lý lịch trình khoa học: Chúng tôi chủ động theo dõi lịch tàu, lịch bay và lên kế hoạch chi tiết cho từng khâu, đảm bảo hàng hóa của bạn được xử lý đúng thời hạn.
- Hỗ trợ thủ tục toàn diện: Đội ngũ của chúng tôi sẽ thay mặt bạn hoàn thiện hồ sơ, khai báo hải quan, nộp VGM và các chứng từ khác trước mọi deadline.
- Thông báo cập nhật liên tục: Chúng tôi cung cấp thông tin về tình trạng lô hàng một cách minh bạch, giúp bạn luôn nắm được lịch trình vận chuyển mà không cần lo lắng.
Với sự đồng hành của Hoa Nam Logistics, bạn sẽ không còn phải lo lắng về các mốc cut-off time, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào việc kinh doanh và phát triển thương hiệu.
Liên hệ ngay với Hoa Nam Logistics để được tư vấn chi tiết và miễn phí!
Xem thêm: Thủ Tục Nhập Khẩu Bình Giữ Nhiệt 2025
Xem thêm: Top 7 sản phẩm Hot Trend Trung Quốc giúp bạn Kinh doanh đạt Lợi Nhuận Cao
Liên hệ với Hoa Nam Logistics ngay TẠI ĐÂY để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.
Thông tin liên hệ:
– Website: vanchuyenhoanam.com
– Fanpage: Hoa Nam Logistics – Vận chuyển Trung Việt chính ngạch
– Youtube Hoa Nam: Hoa Nam Logistics Official
– Hotline: 1900. 633.053
– Địa chỉ: Tầng 2 TTTM Mipec Long Biên, Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội
